【软件正版化台账管理制度】为规范企业内部软件使用管理，提升信息化管理水平，保障软件资产的合法性和安全性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《软件正版化台账管理制度》。该制度旨在建立完善的软件资产管理机制，确保所有使用的软件均具备合法授权，杜绝盗版软件的使用风险。

一、适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中所使用的各类软件，包括但不限于操作系统、办公软件、设计工具、数据库系统、开发平台等。无论软件是通过购买、授权、试用还是其他方式获取，均需纳入台账管理范围。

二、管理职责

1. 信息管理部门负责软件正版化台账的统一管理和维护，定期更新和核查台账数据。

2. 各部门负责人应配合信息管理部门，及时上报本部门软件使用情况，确保信息准确无误。

3. 员工在使用软件时，应遵守公司相关规定，不得擅自安装或使用未经授权的软件。

三、台账内容

软件正版化台账应包含以下信息：

- 软件名称及版本号

- 授权类型（如购买、试用、许可）

- 授权数量及有效期

- 使用部门及责任人

- 安装位置及设备编号

- 授权证明文件编号或来源

- 备注（如升级、更换、停用等）

四、台账管理流程

1. 新软件采购或引入时，须由信息管理部门进行登记，并录入台账系统。

2. 每季度对台账进行一次全面核对，确保数据与实际使用情况一致。

3. 对于已过期或不再使用的软件，应及时从台账中注销，并做好记录。

4. 台账数据应定期备份，防止数据丢失或被篡改。

五、监督检查

1. 公司将不定期对各部门软件使用情况进行检查，重点核查是否存在未登记或非法使用的软件。

2. 对于违反本制度的行为，公司将依据相关规定追究责任，并视情节轻重给予相应处理。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由信息管理部门负责解释和修订。各相关部门应认真贯彻执行，共同维护公司软件使用的合法性和规范性。

本制度旨在构建一个清晰、可控、合规的软件资产管理体系，为企业信息化建设提供坚实保障。通过加强台账管理，不仅能够有效降低法律风险，还能提升整体运营效率和信息安全水平。