为加强公司内部信息的有序管理，提升办公效率，保障各类文件资料的安全性与完整性，确保各项工作有据可依、有章可循，特制定本《公司企业文件和资料管理规范》。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的各类文件、资料的起草、审批、归档、保管、调阅及销毁等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司所有正式文件、会议纪要、合同文本、技术资料、财务报表、人事档案、项目资料及其他具有保存价值的各类文档。无论以纸质形式还是电子形式存在，均应按照本制度进行统一管理。

二、职责分工

1. 综合管理部：负责文件资料管理制度的制定、修订与监督执行；组织文件资料的归档、整理及保管工作；协调各部门的文件资料管理工作。

2. 各部门负责人：负责本部门文件资料的收集、整理、分类及初步审核，确保资料的准确性与完整性。

3. 文件资料管理员：负责具体执行文件资料的登记、编号、存档及借阅管理，确保资料流转有序、使用合规。

三、文件资料的分类与编号

1. 文件资料按性质分为行政类、业务类、技术类、财务类、人事类等。

2. 所有文件资料需统一编号，编号规则由综合管理部制定并发布，确保每份资料均有唯一标识。

3. 电子文件应建立清晰的命名规则，并存储于指定服务器或共享平台，便于检索与调用。

四、文件资料的收发与签批

1. 所有对外发送的文件资料必须经过相关责任人审核签字，确保内容准确、合法有效。

2. 内部文件资料的签批流程应明确，不得随意更改或跳过审批环节。

3. 紧急或重要文件应设立绿色通道，确保及时处理与传递。

五、文件资料的归档与保管

1. 各类文件资料应在完成审批后及时归档，确保资料不丢失、不遗漏。

2. 纸质文件应按类别、时间顺序进行装订、编号，并存放于专用档案柜中。

3. 电子文件应定期备份，防止数据丢失或损坏，备份周期由综合管理部根据实际情况确定。

六、文件资料的借阅与使用

1. 借阅文件资料需填写《文件借阅登记表》，经相关负责人批准后方可借出。

2. 借阅人应妥善保管所借资料，严禁擅自复制、外传或遗失。

3. 借阅期限一般不得超过7个工作日，特殊情况下需提前申请延期。

七、文件资料的销毁

1. 对于已失效或无保存价值的文件资料，应按规定程序进行销毁。

2. 销毁前需由相关部门负责人审核确认，并填写《文件销毁申请单》。

3. 销毁方式应符合保密要求，纸质资料应粉碎处理，电子资料应彻底删除并清空缓存。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由综合管理部负责解释和修订。

2. 各部门应结合本制度，制定相应的实施细则，确保制度落地执行。

3. 本制度将根据公司发展和管理需要，适时进行调整和完善。

通过严格执行本制度，公司将实现对各类文件资料的科学化、规范化管理，进一步提升整体运营效率和管理水平。