为了确保机关单位档案管理工作的规范化和科学化,有效保护和合理利用档案资源,根据国家相关法律法规及行业标准,特制定本档案鉴定销毁制度。
一、档案鉴定原则
1. 合法性原则:所有档案的鉴定与销毁工作必须严格遵守国家有关法律、法规以及机关单位内部规章制度。
2. 真实性原则:在进行档案鉴定时,要保证档案信息的真实性和完整性,不得伪造或篡改档案内容。
3. 全面性原则:对拟销毁的档案进行全面审查,确保无遗漏,避免重要信息丢失。
4. 保密性原则:对于涉及国家安全、商业秘密和个人隐私的档案,在鉴定和销毁过程中应采取必要的保密措施。
二、档案鉴定程序
1. 成立鉴定小组:由档案管理部门牵头,联合相关部门组成专门的档案鉴定小组,负责具体鉴定工作。
2. 初步筛选:根据档案的保存期限、使用价值等因素,将档案分为继续保存类和拟销毁类两大类别。
3. 详细评估:针对拟销毁类档案,逐一进行详细评估,确认其是否符合销毁条件。
4. 集体审议:召开鉴定会议,由鉴定小组成员共同讨论并表决,最终确定哪些档案可以进入销毁流程。
5. 审批备案:鉴定结果需报请上级主管领导批准,并向档案主管部门备案。
三、档案销毁方式
1. 物理销毁:采用碎纸机、焚烧炉等设备对纸质档案进行彻底销毁,确保无法恢复。
2. 电子数据销毁:对于电子档案,应通过专业软件对其进行多次覆盖擦除,防止数据恢复。
3. 第三方监督:邀请第三方机构参与销毁过程,确保操作合规透明。
四、监督管理
1. 定期检查:档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查,发现问题及时整改。
2. 责任追究:对违反本制度的行为,将依据相关规定追究相关人员的责任。
3. 信息公开:适时公开档案管理工作情况,接受社会监督。
五、附则
本制度自发布之日起施行,解释权归机关单位档案管理部门所有。如遇特殊情况需调整本制度条款,须经领导班子集体研究决定后方可执行。
通过严格执行上述制度,旨在提高机关单位档案管理水平,保障档案安全,促进档案事业健康发展。